5 Tipps für bessere Arbeitsorganisation

Zu Beginn meiner kaufmännischen Ausbildung bin ich so ziemlich in jedes Fettnäpfchen getreten, das es beim Thema Arbeitsorganisation nur gab. So wie mir geht es vielen anderen auch. Damit Du meine Fehler nicht machst, habe ich Dir die 5 wichtigsten Tipps zusammengefasst.


  1. Schaffe auf dem Schreibtisch und im Kopf Ordnung

„Unordnung auf dem Schreibtisch schafft Unordnung im Kopf“.

Früher habe ich ständig Dokumente, Unterlagen oder Notizen auf meinem Schreibtisch gesucht. Durch das ständige Suchen wurde man immer aus dem Thema gerissen und konnte so nicht konsequent ein Thema fertig bearbeiten. Wenn der Schreibtisch ordentlich ist, werden alle Dokumente mit einem Griff gefunden und man kann zügig und vor allem „an einem Stück“ weiterarbeiten. Außerdem gehen wichtige Dokumente so weniger schnell verloren.

  1. Hinterfrage alle Aufgaben und Arbeiten

Nehme niemals eine Arbeit oder eine Aufgabe an ohne zu fragen, wann diese erledigt sein muss. Gerade wenn der Vorgesetzte Dir spontan eine Arbeit gibt, konzentriert man sich in erster Linie auf die Aufgabenstellung bzw. die Erklärungen. Plötzlich ist das Gespräch vorbei, man sitzt am Schreibtisch und hat keine Ahnung bis wann die Arbeit umgesetzt sein soll.

Sollte Dir dies trotzdem einmal passieren, so scheue dich nicht vor Rückfragen. Lieber fragst Du einmal mehr, als dass du die Arbeit nicht Termingerecht erledigst.

  1. Setze dir für alle Aufgaben Prioritäten

Das ist wohl der wichtigste Tipp für Deine gesamte Organisation! Gib jeder Aufgabe eine Priorität damit du weißt, wann du was erledigen musst. Die Prioritäten können völlig unterschiedlich gesetzt werden. Ich unterteile meine Aufgaben in die Prioritäten 1 – 3:

Priorität 1: Am wichtigsten, muss am schnellsten erledigt werden

Priorität 2: wichtig, kann aber erledigt werden, wenn alle Aufgaben mit Priorität 1 erledigt sind.

Priorität 3: Kann erledigt werden, wenn die Aufgaben mit Priorität 1 und 2 erledigt sind.

  1. Lerne NEIN zu sagen!

Damit meine ich aber nicht die Arbeit zu verweigern. Kommt ein Kollege oder ein Vorgesetzter mit Arbeit zu Dir und Du hast eigentlich genug zu tun, dann sage ihm dies auch. Sage ihm direkt, dass du die Arbeit gerne erledigst, aber den Termin nicht halten kannst, da du bereits genug andere Arbeit hast. Dies ist nicht schlimm! Der Vorgesetzte/der Kollege kann nun entscheiden ob der dir eine andere Frist nennt oder die Arbeit einem anderen Kollegen gibt.

  1. Belohne dich

Wenn du einen ganzen Berg an Arbeit abgearbeitet hast, hast Du Dir eine kleine Belohnung verdient. Dies kann eine Tasse Kaffee, ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen oder ein kurzer Blick auf das Handy sein. Diese kurzen Ablenkungen führen dazu, dass Du Dich danach wieder voll auf die Arbeit konzentrieren kannst.

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